[CASE] Salesfunnel van een online marketingbureau

— Dit artikel is afkomstig van MailBlue.nl, in dit artikel wordt de salesfunnel van Traffic Leaders B.V. ontleed —

“Traffic Leaders B.V. is een online marketingbureau gespecialiseerd in Facebook Advertising & marketingfunnels. Zij gebruiken de software van MailBlue voor het automatiseren van hun salesfunnel. Wij gingen in gesprek met Youri Meuleman van Traffic Leaders B.V. over de inzet van MailBlue.”

Bij Traffic Leaders gebruiken we een aantal tools om de salesprocessen te automatiseren. Het fijne is dat al deze tools samenkomen in MailBlue. Door de beschikbare koppelingen van MailBlue zijn wij in staat om alle data aan elkaar te koppelen en vormt MailBlue het hart van ons bedrijf.

Onze doelen met MailBlue:

• Salesfunnel automatiseren
• Optimaliseren van de effectiviteit van de salesfunnel
• Inzicht in prestaties van de salesfunnel
• Geautomatiseerde follow-up na een kennismakingsgesprek
• Een plek creëren waar alle data in samenkomt

Wat hebben we gedaan:

Gedurende de afgelopen weken hebben wij de salesfunnel bij Traffic Leaders B.V. opnieuw ingericht. Hierdoor zijn alle systemen correct aan elkaar gekoppeld en zorgt MailBlue voor de automatiseringsslag in de salesfunnel. In onze salesfunnel maken wij gebruik van een aantal verschillende tools:

> Phoenix | Websitesysteem

> Calendly | Afspraak inplannen

> Pandadoc | Offertes

> Plug & Pay | Betaalpagina’s

> Zapier | Koppelingen

> Asana | Projectmanagement

> Clockify | Urenregistratie

1. Wanneer een bezoeker geïnteresseerd is in de door ons aangeboden dienstverlening wordt er altijd eerst een kennismakingsgesprek ingepland. Dit doet een bezoeker via het ‘even kennismaken’ formulier. De gegevens in dit formulier worden automatisch opgeslagen door het Phoenix Websitesysteem als ‘aangepaste velden’ in MailBlue.

2. Na het invullen van het formulier landt de lead op een bevestigingspagina waar diegene direct een afspraak kan inplannen met één van de medewerkers binnen het bedrijf. Hiervoor gebruiken wij Calendly. Calendly integreert met verschillende agenda’s zoals Outlook of Google Agenda en geeft de beschikbare mogelijkheden weer om een afspraak in te plannen.

Wanneer iemand een afspraak inplant is Calendly gekoppeld via Zapier aan MailBlue. Door deze koppeling ontvangt de lead de tag ‘Calendly’ en wordt de datum in een aangepast veld opgeslagen bij het contact in MailBlue.

3. Het invullen van het kennismakingsformulier triggert twee automatiseringen in MailBlue. Namelijk: het aanmaken van een deal in het CRM-systeem & de check of iemand na het invullen van het kennismakingsformulier ook daadwerkelijk een afspraak heeft ingepland.

3.1 Een deal wordt aangemaakt in het CRM-systeem van MailBlue in de fase ‘formulier ingezonden’. Heeft de lead ook een afspraak ingepland dan ontvang deze de tag ‘Calendly’ en wordt de lead automatisch naar de fase ‘afspraak ingepland’ verplaatst.

3.2 Wanneer de bezoeker het formulier heeft ingevuld is er altijd een percentage die vervolgens geen afspraak inplant via Calendly. Dit wordt 3 uur na het invullen van het kennismakingsformulier gecheckt. Is de tag ‘Calendly’ nog niet toegevoegd dan ontvangt de lead een reminder e-mail. Wordt er na de reminder nog geen afspraak ingepland dan bellen we de lead pro-actief na.

4. Blijkt er tijdens het kennismakingsgesprek een match te zijn dan wordt er door middel van Pandadoc een offerte verzonden. Bij Traffic Leaders zijn wij pas vorige week gestart met het gebruik van Pandadoc waardoor wij deze stap nu nog handmatig uitvoeren om dit proces te tweaken voordat dit proces wordt geautomatiseerd. Met behulp van Zapier zijn ook integraties met Pandadoc mogelijk, zoals het automatisch aanmaken van een voorstel & bij het verkrijgen van een akkoord een lead automatisch als ‘gewonnen’ markeren in MailBlue.

4.1 Indien er nog geen akkoord is op het voorstel vanuit Pandadoc dan worden er geautomatiseerd taken aangemaakt bij het contactpersoon van deze lead. Na 2 dagen wordt er even gebeld met de vraag of het voorstel is ontvangen en 3 dagen daarna wordt er nog een reminder e-mail verstuurd.

Is er na 10 dagen nog geen contact met de lead dan wordt de lead toegevoegd aan de ‘follow-up’ automatisering waarin verschillende klantcases worden gedeeld maar ook blog artikelen en nieuwsitems om de lead zo warm te houden.

4.2. Is er wel overeenstemming bereikt over de samenwerking dan wordt een lead toegevoegd aan een ‘onboarding’ automatisering waarin wij de klant welkom heten en instructies toesturen. Daarnaast wordt er geautomatiseerd een project aangemaakt in onze projectmanagementsoftware Asana & urenregistratie Clockify.

5. In het nieuwe klantproject wordt geautomatiseerd een taak aangemaakt voor de administratief medewerker om het akkoord van een klant te verwerken in Plug & Pay. Deze handeling vindt nog handmatig plaats. Vanuit Plug & Pay wordt er maandelijks een factuur verzonden naar de klant die door middel van automatisch incasso wordt voldaan. Deze automatisering scheelt maandelijks meerdere uren aan handmatig werk.